Purpose of this Notice:  Bay Cities Brokerage is required by law to maintain the privacy of certain confidential health care information, known as Protected Health Information or PHI, and to provide you with a notice of our legal duties and privacy practices with respect to your PHI. This Notice describes your legal rights, advises you of our privacy practices, and lets you know how Bay Cities Brokerage is permitted to use and disclose PHI about you. 

Bay Cities Brokerage is also required to abide by the terms of the version of this Notice currently in effect. In most situations we may use this information as described in this Notice without your permission, but there are some situations where we may use it only after we obtain your written authorization, if we are required by law to do so

Uses and Disclosures of PHI: Bay Cities Brokerage may use PHI for the purposes of treatment, payment, and health care operations, in most cases without your written permission.  Examples of our use of your PHI: 

For treatment.  This includes such things as verbal and written information that we obtain about you and use pertaining to your medical condition and treatment provided to you by us and other medical personnel (including doctors and nurses who give orders to allow us to provide treatment to you). It also includes information we give to other health care personnel to whom we transfer your care and treatment, and includes transfer of PHI via radio or telephone to the hospital or dispatch center as well as providing the hospital with a copy of the written record we create in the course of providing you with treatment and transport.

For payment.  This includes any activities we must undertake in order to get reimbursed for the services we provide to you, including such things as organizing your PHI and submitting bills to insurance companies (either directly or through a third party billing company), management of billed claims for services rendered, medical necessity determinations and reviews, utilization review, and collection of outstanding accounts.

For health care operations.  This includes quality assurance activities, licensing, and training programs to ensure that our personnel meet our standards of care and follow established policies and procedures, obtaining legal and financial services, conducting business planning, processing grievances and complaints, creating reports that do not individually identify you for data collection purposes, fundraising, and certain marketing activities. 

Reminders for Scheduled Transports and Information on Other Services.  We may also contact you to provide you with a reminder of any scheduled appointments for non-emergency ambulance and medical transportation, or for other information about alternative services we provide or other health-related benefits and services that may be of interest to you.

Use and Disclosure of PHI Without Your Authorization.  Bay Cities Brokerage is permitted to use PHI without your written authorization, or opportunity to object in certain situations, including: 

• For Bay Cities Brokerage’s use in treating you or in obtaining payment for services provided to you or in other health care operations;
• For the treatment activities of another health care provider;
• To another health care provider or entity for the payment activities of the provider or entity that receives the information (such as your hospital or insurance company);
• To another health care provider (such as the hospital to which you are transported) for the health care operations activities of the entity that receives the information as long as the entity receiving the information has or has had a relationship with you and the PHI pertains to that relationship;
• For health care fraud and abuse detection or for activities related to compliance with the law;
• To a family member, other relative, or close personal friend or other individual involved in your care if we obtain your verbal agreement to do so or if we give you an opportunity to object to such a disclosure and you do not raise an objection.  We may also disclose health information to your family, relatives, or friends if we infer from the circumstances that you would not object. For example, we may assume you agree to our disclosure of your personal health information to your spouse when your spouse has called the ambulance for you.   In situations where you are not capable of objecting (because you are not present or due to your incapacity or medical emergency), we may, in our professional judgment, determine that a disclosure to your family member, relative, or friend is in your best interest. In that situation, we will disclose only health information relevant to that person’s involvement in your care. For example, we may inform the person who accompanied you in the ambulance that you have certain symptoms and we may give that person an update on your vital signs and treatment that is being administered by our ambulance crew;
• To a public health authority in certain situations (such as reporting a birth, death or disease as required by law, as part of a public health investigation, to report child or adult abuse or neglect or domestic violence, to report adverse events such as product defects, or to notify a person about exposure to a possible communicable disease as required by law;
• For health oversight activities including audits or government investigations, inspections, disciplinary proceedings, and other administrative or judicial actions undertaken by the government (or their contractors) by law to oversee the health care system;
• For judicial and administrative proceedings as required by a court or administrative order, or in some cases in response to a subpoena or other legal process;
• For law enforcement activities in limited situations, such as when there is a warrant for the request, or when the information is needed to locate a suspect or stop a crime;
• For military, national defense and security and other special government functions;
• To avert a serious threat to the health and safety of a person or the public at large;
• For workers’ compensation purposes, and in compliance with workers’ compensation laws;
• To coroners, medical examiners, and funeral directors for identifying a deceased person, determining cause of death, or carrying on their duties as authorized by law;
• If you are an organ donor, we may release health information to organizations that handle organ procurement or organ, eye or tissue transplantation or to an organ donation bank, as necessary to facilitate organ donation and transplantation;
• For research projects, but this will be subject to strict oversight and approvals and health information will be released only when there is a minimal risk to your privacy and adequate safeguards are in place in accordance with the law;
• We may use or disclose health information about you in a way that does not personally identify you or reveal who you are.

Any other use or disclosure of PHI, other than those listed above will only be made with your written authorization, (the authorization must specifically identify the information we seek to use or disclose, as well as when and how we seek to use or disclose it). You may revoke your authorization at any time, in writing, except to the extent that we have already used or disclosed medical information in reliance on that authorization.   

Patient Rights:  As a patient, you have a number of rights with respect to the protection of your PHI, including:

The right to access, copy or inspect your PHI.  This means you may come to our offices and inspect and copy most of the medical information about you that we maintain.  We will normally provide you with access to this information within 30 days of your request.  We may also charge you a reasonable fee for you to copy any medical information that you have the right to access.  In limited circumstances, we may deny you access to your medical information, and you may appeal certain types of denials. 

We have available forms to request access to your PHI and we will provide a written response if we deny you access and let you know your appeal rights.  If you wish to inspect and copy your medical information, you should contact the privacy officer listed at the end of this Notice. 

The right to amend your PHI.  You have the right to ask us to amend written medical information that we may have about you.  We will generally amend your information within 60 days of your request and will notify you when we have amended the information.  We are permitted by law to deny your request to amend your medical information only in certain circumstances, like when we believe the information you have asked us to amend is correct.  If you wish to request that we amend the medical information that we have about you, you should contact the privacy officer listed at the end of this Notice.

The right to request an accounting of our use and disclosure of your PHI.  You may request an accounting from us of certain disclosures of your medical information that we have made in the last six years prior to the date of your request.  We are not required to give you an accounting of information we have used or disclosed for purposes of treatment, payment or health care operations, or when we share your health information with our business associates, like our billing company or a medical facility from/to which we have transported you.

We are also not required to give you an accounting of our uses of protected health information for which you have already given us written authorization.  If you wish to request an accounting of the medical information about you that we have used or disclosed that is not exempted from the accounting requirement, you should contact the privacy officer listed at the end of this Notice.

The right to request that we restrict the uses and disclosures of your PHI. You have the right to request that we restrict how we use and disclose your medical information that we have about you for treatment, payment or health care operations, or to restrict the information that is provided to family, friends and other individuals involved in your health care.  But if you request a restriction and the information you asked us to restrict is needed to provide you with emergency treatment, then we may use the PHI or disclose the PHI to a health care provider to provide you with emergency treatment.  Bay Cities Brokerage is not required to agree to any restrictions you request, but any restrictions agreed to by Bay Cities Brokerage are binding on Bay Cities Brokerage. 

Internet, Electronic Mail, and the Right to Obtain Copy of Paper Notice on Request.  If we maintain a web site, we will prominently post a copy of this Notice on our web site and make the Notice available electronically through the web site.  If you allow us, we will forward you this Notice by electronic mail instead of on paper and you may always request a paper copy of the Notice.

Revisions to the Notice:  Bay Cities Brokerage reserves the right to change the terms of this Notice at any time, and the changes will be effective immediately and will apply to all protected health information that we maintain.  Any material changes to the Notice will be promptly posted in our facilities and posted to our web site, if we maintain one.  You can get a copy of the latest version of this Notice by contacting the Privacy Officer identified below.

Your Legal Rights and Complaints:  You also have the right to complain to us, or to the Secretary of the United States Department of Health and Human Services if you believe your privacy rights have been violated. You will not be retaliated against in any way for filing a complaint with us or to the government.  Should you have any questions, comments or complaints you may direct all inquiries to the privacy officer listed at the end of this Notice.  Individuals will not be retaliated against for filing a complaint.

If you have any questions or if you wish to file a complaint or exercise any rights listed in this Notice, please contact:

Propósito de este aviso:  Bay Cities Brokerage está obligado por ley a mantener la privacidad de cierta información confidencial de atención médica, conocida como Información de salud protegida o PHI, y a proporcionarle un aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su PHI. Este Aviso describe sus derechos legales, le informa sobre nuestras prácticas de privacidad y le informa cómo Bay Cities Brokerage puede usar y divulgar su PHI. 

Bay Cities Brokerage también debe cumplir con los términos de la versión de este Aviso actualmente vigente. En la mayoría de las situaciones, podemos usar esta información como se describe en este Aviso sin su permiso, pero hay algunas situaciones en las que podemos usarla solo después de obtener su autorización por escrito, si la ley nos exige hacerlo.

Usos y divulgaciones de PHI: Bay Cities Brokerage puede usar la PHI para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, en la mayoría de los casos sin su permiso por escrito.  Ejemplos de nuestro uso de su PHI: 

Para tratamiento.   Esto incluye cosas tales como información verbal y escrita que obtenemos sobre usted y usamos relacionada con su condición médica y el tratamiento que le proporcionamos nosotros y otro personal médico (incluidos médicos y enfermeras que dan órdenes para permitirnos brindarle tratamiento). También incluye información que brindamos a otro personal de atención médica a quien transferimos su atención y tratamiento, e incluye la transferencia de PHI por radio o teléfono al hospital o centro de despacho, así como proporcionar al hospital una copia del registro escrito que creamos en el curso de proporcionarle tratamiento y transporte.

Para el pago.  Esto incluye cualquier actividad que debamos realizar para obtener un reembolso por los servicios que le brindamos, incluidas cosas tales como organizar su PHI y enviar facturas a compañías de seguros (ya sea directamente o a través de una  compañía de facturación externa), administración de reclamos facturados por servicios prestados, determinaciones y revisiones de necesidades médicas, revisión de utilización y cobro de cuentas pendientes. 

Para operaciones de atención médica.  Esto incluye actividades de garantía de calidad, licencias y programas de capacitación para garantizar que nuestro personal cumpla con nuestros estándares de atención y siga las políticas y procedimientos establecidos, obtenga servicios legales y financieros, realice planificación comercial, procese quejas y quejas, cree informes que no lo identifiquen individualmente para fines de recopilación de datos, recaudación de fondos y ciertas actividades de marketing.

Recaudación de fondos.  Podemos comunicarnos con usted cuando estemos en el proceso de recaudar fondos  para Bay Cities Brokerage, o para proporcionarle información sobre nuestro programa de suscripción anual.

Recordatorios para transportes programados e información sobre otros servicios.  También podemos comunicarnos con usted para proporcionarle un recordatorio de cualquier cita programada para ambulancia y transporte médico que no sea de emergencia, o para obtener otra información sobre servicios alternativos que brindamos u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés.

Uso y divulgación de PHI sin su autorización.   Bay Cities Brokerage puede usar su PHI sin su autorización por escrito u oportunidad de objetar en ciertas situaciones, que incluyen: 

• Para el uso de Bay Cities Brokerage  para tratarlo o  para obtener el pago de los servicios que se le brindan o en otras operaciones de atención médica;
• Para las actividades de tratamiento de otro proveedor de atención médica;
• A otro proveedor o entidad de atención médica para las actividades de pago del proveedor o entidad que recibe la información (como su hospital o compañía de seguros);
• A otro proveedor de atención médica (como el hospital al que lo transportan) para las actividades de operaciones de atención médica de la entidad que recibe la información, siempre y cuando la entidad que recibe la información tenga o haya tenido una relación con usted y la PHI pertenezca a esa relación;
• Para la detección de fraude y abuso en la atención médica o para actividades relacionadas con el cumplimiento de la ley;
• A un miembro de la familia, otro pariente o amigo personal cercano u otra persona involucrada en su cuidado si obtenemos su consentimiento verbal para hacerlo o si le damos la oportunidad de objetar dicha divulgación y usted no plantea una objeción.  También podemos divulgar información de salud a su familia, parientes o amigos si inferimos de las circunstancias que usted no se opondría. Por ejemplo, podemos asumir que usted acepta que divulguemos su información médica personal a su cónyuge cuando su cónyuge haya llamado a la ambulancia por usted.   En situaciones en las que no puede objetar (porque no está presente o debido a su incapacidad o emergencia médica), podemos, a nuestro juicio profesional, determinar que una divulgación a su familiar, pariente o amigo es lo mejor para usted. En esa situación, divulgaremos solo información de salud relevante para la participación de esa persona en su atención. Por ejemplo, podemos informar a la persona que lo acompañó en la ambulancia que tiene ciertos síntomas y podemos darle a esa persona una actualización sobre sus signos vitales y el tratamiento que está siendo administrado por nuestro equipo de ambulancia;
• A una autoridad de salud pública en ciertas situaciones (como reportar un nacimiento, muerte o enfermedad según lo exija la ley, como parte de una investigación de salud pública, para reportar abuso o negligencia infantil o adulta o violencia doméstica, para reportar eventos adversos como defectos del producto, o para notificar a una persona sobre la exposición a una posible enfermedad transmisible como lo exige la ley;
• Para actividades de supervisión de la salud, incluidas auditorías o investigaciones gubernamentales, inspecciones, procedimientos disciplinarios y otras acciones administrativas o judiciales emprendidas por el gobierno (o sus contratistas) por ley para supervisar el sistema de atención médica;
• Para procedimientos judiciales y administrativos según lo requiera una orden judicial o administrativa, o en algunos casos en respuesta a una citación u otro proceso legal;
• Para actividades de aplicación de la ley en situaciones limitadas, como cuando hay una orden judicial para la solicitud, o cuando la información es necesaria para localizar a un sospechoso o detener un delito;
• Para funciones militares, de defensa y seguridad nacional y otras funciones especiales del gobierno;
• Para evitar una amenaza grave a la salud y la seguridad de una persona o del público en general;
• Para fines de compensación de trabajadores, y en cumplimiento de las leyes de compensación de trabajadores;
• A los médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias para identificar a una persona fallecida, determinar la causa de la muerte o llevar a cabo sus deberes según lo autorizado por la ley;
• Si usted es un donante de órganos, podemos divulgar información médica a organizaciones que manejan la obtención de órganos o el trasplante de órganos, ojos o tejidos o a un banco de donación de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos;
• Para proyectos de investigación, pero esto estará sujeto a estricta supervisión y aprobaciones y la información de salud se divulgará solo cuando exista un riesgo mínimo para su privacidad y existan salvaguardas adecuadas de acuerdo con la ley;
• Podemos usar o divulgar información médica sobre usted de una manera que no lo identifique personalmente ni revele quién es usted.

Cualquier otro uso o divulgación de PHI, que no sean los enumerados anteriormente, solo se realizará con su autorización por escrito (la autorización debe identificar específicamente la información que buscamos usar o divulgar, así como cuándo y cómo buscamos usarla o divulgarla). Puede revocar su autorización en cualquier momento, por escrito, excepto en la medida en que ya hayamos utilizado o divulgado información médica en función de esa autorización.

Derechos del paciente:  Como paciente, usted tiene una serie de derechos con respecto a la protección de su PHI, que incluyen:

El derecho a acceder, copiar o inspeccionar su PHI.  Esto significa que puede venir a nuestras oficinas e inspeccionar y copiar la mayor parte de la información médica sobre usted que mantenemos.  Normalmente le proporcionaremos acceso a esta información dentro de los 30 días posteriores a su solicitud.  También podemos cobrarle una tarifa razonable para que copie cualquier información médica a la que tenga derecho a acceder.  En circunstancias limitadas, podemos negarle el acceso a su información médica, y usted puede apelar ciertos tipos de denegaciones. 

Tenemos formularios disponibles para solicitar acceso a su PHI y le proporcionaremos una respuesta por escrito si le negamos el acceso y le informamos sus derechos de apelación.  Si desea inspeccionar y copiar su información médica, debe comunicarse con el oficial de privacidad que figura al final de este Aviso. 

El derecho a modificar su PHI.  Tiene derecho a solicitarnos que modifiquemos la información médica escrita que podamos tener sobre usted.  Por lo general, modificaremos su información dentro de los 60 días posteriores a su solicitud y le notificaremos cuando hayamos modificado la información.  La ley nos permite denegar su solicitud de modificar su información médica solo en ciertas circunstancias, como cuando creemos que la información que nos ha pedido que modifiquemos es correcta.  Si desea solicitar que modifiquemos la información médica que tenemos sobre usted, debe comunicarse con el oficial de privacidad que figura al final de este Aviso.

El derecho a solicitar una contabilidad de nuestro uso y divulgación de su PHI.  Puede solicitarnos un informe de ciertas divulgaciones de su información médica que hemos realizado en los últimos seis años anteriores a la fecha de su solicitud.  No estamos obligados a darle un informe de la información que hemos utilizado o divulgado para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica, o cuando compartimos su información de salud con nuestros socios comerciales, como nuestra compañía de facturación o un centro médico desde / hacia el que lo hemos transportado.

Tampoco estamos obligados a darle una cuenta de nuestros usos de la información de salud protegida para la cual ya nos ha dado autorización por escrito.  Si desea solicitar un informe de la información médica sobre usted que hemos utilizado o divulgado  que no está exenta del requisito contable, debe comunicarse con el oficial de privacidad que figura al final de este Aviso.

El derecho a solicitar que restrinjamos los usos y divulgaciones de su PHI. Tiene derecho a solicitar que restrinjamos la forma en que usamos y divulgamos su información médica que tenemos sobre usted para tratamiento, pago u operaciones de atención médica, o para restringir la información que se proporciona a familiares, amigos y otras personas involucradas en su atención médica.  Pero si solicita una restricción y la información que nos pidió que restrinjamos es necesaria para proporcionarle tratamiento de emergencia, entonces podemos usar la PHI o divulgar la PHI a un proveedor de atención médica para brindarle tratamiento de emergencia. Bay Cities Brokerage no está obligado a aceptar ninguna restricción que usted solicite, pero cualquier restricción acordada por  Bay Cities Brokerage es vinculante para  Bay Cities Brokerage. 

Internet, correo electrónico y el derecho a obtener una copia de la notificación en papel previa solicitud.  Si mantenemos un sitio web, publicaremos de manera destacada una copia de este Aviso en nuestro sitio web y pondremos a disposición el Aviso electrónicamente a través del sitio web.  Si nos lo permite, le enviaremos este Aviso por correo electrónico en lugar de en papel y siempre puede solicitar una copia impresa del Aviso.

Revisiones al Aviso:  Bay Cities Brokerage se reserva el derecho de cambiar los términos de este Aviso en cualquier momento, y los cambios entrarán en vigencia de inmediato y se aplicarán a toda la información médica protegida que mantenemos.  Cualquier cambio material al Aviso se publicará de inmediato en nuestras instalaciones y se publicará en nuestro sitio web, si mantenemos uno.  Puede obtener una copia de la última versión de este Aviso comunicándose con el Oficial de Privacidad que se identifica a continuación.

Sus derechos legales y quejas:  También tiene derecho a presentar una queja ante nosotros o ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos si cree que se han violado sus derechos de privacidad. No se tomarán represalias contra usted de ninguna manera por presentar una queja con nosotros o ante el gobierno.  Si tiene alguna pregunta, comentario o queja, puede dirigir todas las consultas al oficial de privacidad que figura al final de este Aviso.  Las personas no serán objeto de represalias por presentar una queja.

Si tiene alguna pregunta o si desea presentar una queja o ejercer cualquiera de los derechos enumerados en este Aviso, comuníquese con:

Bay Cities Brokerage
Oficial de Privacidad de HIPAA
5475 NE Dawson Creek Drive
Hillsboro, OR  97124
503-648-6658